งานด้านเภสัชกรรมโดยเฉพาะการจัดเตรียมและการจ่ายยาให้กับผู้ป่วยในโรงพยาบาลใน IPD หรือ OPD นั้นถือได้ว่าเป็นกระบวนการที่ค่อนข้างซับซ้อน ซึ่งอาจมีขั้นตอนต่างๆ มากกว่า 100 ขั้นตอน นับตั้งแต่การเขียนใบสั่งยา   การเตรียมยา   การควบคุมสต๊อกยา   การจัดยาในแต่ละลักษณะยา   การ Verify รายการยาตามใบสั่งยา  การจ่ายยาให้คนไข้  ไปจนถึงเมื่อผู้ป่วยได้รับยา    เทคโนโลยีหุ่นยนต์จัดยาต่าง ๆ  รวมถึงโปรแกรมบริหารจัดการยา   ระบบ Traceability   ระบบ QR code ต่าง ๆ นี้จะช่วยลดความคลาดเคลื่อนทางยา (Medication Errors) ด้วยการลดความยุ่งยากซับซ้อนลง ลดขั้นตอนการดำเนินงานของเจ้าหน้าที่ให้เหลือเท่าที่จำเป็น จึงช่วยลดความเป็นไปได้ที่จะเกิดข้อผิดพลาด อันเนื่องมาจากผู้ใช้งาน (Human Error) 

ระบบการจัดการยาแบบอัตโนมัตินี้  ในปัจจุบันจะเน้นในส่วนของ IPD แต่สามารถนำมาต่อยอดจัดการยา OPD ได้   การจัดยาในเมืองไทยมีระบบการจัดยามีความซับซ้อน   และยามีหลากหลายประเภท ไม่เฉพาะยาเม็ดอย่างเดียว  ยังมียาแผงทั้งแผงแข็งและแผงอ่อน  ยาแผงตัด  ยาฉีด  ยากล่อง  ยาน้ำ  เป็นต้น   ซึ่งหากเราจะนำทั้งหมดมาจัดการเราจะเรียกการจัดการนี้ว่า “การแก้ไขปัญหาทั้งระบบ (Total solution)”

ระบบการจัดยา-จ่ายยาอัตโนมัติ สำหรับ OPD  

การบริหารจัดการในการจัดยา และจ่ายยาของ OPD มีความท้าทายเป็นอย่างมาก   จากการที่ผู้ป่วยนอกจำนวนมาก 1,000-2,000คน ที่มาใช้บริการในแต่ละโรงพยาบาลรัฐบาล   คนไข้ใช้เวลารอคิวในการตรวจรักษาเป็นเวลานาน  และยังใช้เวลานานในการรอรับยาจากแผนกเภสัช OPD ด้วย   ทำให้มีคนไข้หลายคนต้องมารอรับยาหน้าห้องจ่ายยา OPD เป็นจำนวนมาก  หลายโรงพยาบาลแน่นไปด้วยคนไข้จนไม่มีที่พักรอรับยา  ทำให้ทางโรงพยาบาลประสบปัญหาต่าง ๆ ดังนี้ 

1. ปัญหาเรื่องที่จอดรถ  เนื่องจากญาติคนไข้ที่พาคนไข้มาก็ต้องลางานและขับรถส่งคนไข้  และการรอการรักษาและ รอรับยาใช้เวลานาน  และต้องจอดรถเป็นเวลานาน  ทำให้ที่จอดรถไม่เพียงพอเป็นภาระของคนไข้ที่ต้องหาที่จอดรถ  และเสียค่าที่จอดรถ  รวมถึงโรงพยาบาลต้องมาเสียค่าใช้จ่ายในการสร้างอาคารจอดรถ

2. การใช้เวลาของคนไข้ที่มารับยานาน  โดยปกติคนไข้ของโรงพยาบาลรัฐบาล  ใช้เวลาในการรอรับยาประมาณ 30นาที ถึง 2ชั่วโมง หรือมากกว่า  เวลาที่รอคอยรวมถึงญาติคนไข้ด้วย   โดยปกติโรงพยาบาลขนาดใหญ่มีคนไข้นอกกว่า 2,000คน ต่อวัน  ตีเป็นค่าเสียเวลา 2ชั่วโมงต่อวัน จำนวน 2,000คน (50บาทต่อชั่วโมง)  ทั้งหมดจะสูญเงินจากการรอคอย  2ชั่วโมง x 2,000คน x 50บาท = 200,000บาทต่อวัน หากเราคิดที่ 1ปี เท่ากับ สูญเสียเงินถึง 72,000,000 บาท

3.  การขยายห้องจ่ายยา OPD กระจายไปยังจุดต่าง ๆ ที่ให้การรักษา  บ้างโรงพยาบาลมีห้องจ่ายยาถึง 4-5 ห้องจ่ายยา OPD  เพิ่มเจ้าหน้าที่เภสัชให้เพียงพอต่อการให้บริการ   เพิ่มสต๊อกยาเพื่อให้เพียงพอต่อห้องจ่ายยาในแต่ละห้อง 

4. Medication Error  เรื่องนี้สามารถเกิดขึ้นได้ง่าย   เนื่องจากคนไข้จำนวนมาก  และการจ่ายยาของโรงพยาบาลส่วนใหญ่จะให้ยาคนไข้ประมาณ 1-3 เดือน  การหยิบยาเพื่อให้ทันคนไข้ที่รอคอยยา  ดังนั้นมีความเป็นไปได้ที่มีโอกาสเกิดความผิดพลาดขึ้นได้   

5. ยังไม่มีการ Track ตัวยาแต่ละตัว  หรือยังไม่สามารถระบุ หรือติด Barcode  ทำให้ไม่สามารถตรวจย้อนกลับตัวยาที่ให้คนไข้ในแต่ละรายการยาได้ว่า  ยาที่คนไข้ได้รับถูกต้องหรือไม่?  ตัวยาหมดอายุเมื่อไหร่?   ตัวยาที่จ่ายให้คนไข้กับตัวยาจริงในคลังยา  ตรงกันหรือไม่?

การบริหารจัดการยาอัตโนมัติ สำหรับ OPD

การจ่ายยาให้คนไข้ OPD มากกว่า 80-90% ที่เป็นลักษณะยาแผง ทั้งในรูปแบบ Tablet และ Capsule และมียาประเภทอื่น ๆ 10-20%  เช่น  ยาแผงตัด  ยาเม็ด  ยาน้ำ  ยาครีม   ยาในตู้เย็น   ยาหลอด   เป็นต้น โดยเราจะจัดการยาแผงที่มีปริมาณการจ่ายสูงสุด   โดยการ Prepack แผงยาให้อยู่ในรูปแบบกล่อง   และ พิมพ์ ข้อมูลยาต่าง ๆ ในรูปแบบ QR code ลงบนกล่องยา    เพื่อสามารถตรวจสอบย้อนกลับได้   จากนั้นให้ใส่เข้าเครื่องจ่ายยา กล่องอัตโนมัติขนาดใหญ่    เพื่อทำการจัดยากล่องอัตโนมัติ   เครื่องจ่ายยากล่องอยู่ 2 แบบคือ

ส่วนยาอื่น ๆ ที่ไม่สามารถ Prepack ลงในกล่องได้   เราสามารถ Prepack ลงใส่ถุงได้  โดยใช้เครื่อง     Auto Bag  สามารถใส่ยาในรูปแบบอื่น ๆ ใส่ซอง และสามารถ พิมพ์ Barcode อัตโนมัติ   แล้วนำยาดังกล่าวมาเข้าระบบ Smart Shelf   เพื่อที่จะหยิบยาต่าง ๆ ได้อย่างถูกต้อง  

ในการควบคุม Flow งานต่าง ๆ ตั้งแต่  การ Prepack และเติมยา  และการหยิบยา  โดยมีตัวเลขขึ้นที่ใต้กล่องบรรจุยาให้เห็นอย่างชัดเจน  โดยจะทำงานร่วมกับระบบ Handheld หรือ Mobile PC ได้